EvernoteでPDFファイルを管理する
日常的に、PDFファイルを見ることも多くなった気がしますし、自分でも簡単に作れるようになってきました。
特にドキュメントスキャナを使えば、ほとんどワンタッチで、書類をPDF化できます。私が使っているのは、富士通のScanSnap S1500です。今は、後継機種が出ているみたいです。
いずれにしましても、これがあれば、紙の書類は、一瞬でPDF化できます。あとは、管理だけです。ただ、フォルダに入れっぱなしにしてしまうと、あとで探すのが大変です。
そこで、Evernoteに添付します。
方法は、簡単で、Evernoteにひとつノートを作って、そこにPDFファイルをドラッグ・アンド・ドロップするだけです。その前後に文字を書き込めますので、あとで検索しやすいように、タイトルを工夫してつけるとか、キーワードを羅列するとか。
あるいは、ノートブックをPDFファイルだけまとめてみるとか、タグをつけるとか、いろいろ工夫する余地があると思います。
特に、お知らせ関係、いついつ宴会がありますとか、会議がありますとか。紙で回ってくるインフォメーションは、即座に取り込んで、紙は、シュレッダーにかけてしまえば、紙の書類を減らせます。
Google 日本語入力を使っていれば、日付も、簡単に入れれます。
きょう
と入力して、変換すると、好捕の中に
2013/05/30
が出てきます。
PDFファイルを添付した日付けとか、キーワード。このあたりで、いつでも探すことができます。
また、Evernoteを探せばすべてがあると思えば、かなりの安心感も得ることができます。また、PDFファイルなので、プリンタで印刷することもできます。もう、後戻りできないくらい快適です。
ただ、PDFファイルも本を一冊自炊したような大きなデータは、容量の関係もありますので、この方法には適していません。
それは、やはりひとつのフォルダに書名のフォルダを入れ子にして保存していくのが良さそうです。
上記のように作成したPDFを貼り付けたノートは、アプリ内リンクのコピー を使って、クリッカブルなリンクとして、別のノートに貼り付けることができます。
このインデックスノートを作れれば、いつでもすぐに目的のPDFを探し出すことができます。
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